Nämä osakeyhtiölain säännökset ja niiden osoittama työnjako on yhtiöissä arkipäivää, mutta usein kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatiminen on ulkoistettu kirjanpitotoimistolle, ja toimitusjohtaja sekä hallitus ajattelevat kirjanpitäjän hoitavan tehtävät täysin itsenäisesti ja nappia painamalla.

Tämän päivän totuus on kuitenkin toisenlainen. Taloushallinnon sähköistymisen myötä on syntynyt tilanne, jossa kaikkea paperiaineistoa ei enää kannetakaan kirjanpitäjän pöydälle, vaan tieto eriytyy. Osa asioista kiertää sähköisen kirjanpitojärjestelmän kautta ja osa jää toimitusjohtajan pöydälle. Yleensä nämä jälkimmäistä reittiä kulkevat asiat ovat yhtiön hallintoon liittyviä asiakirjoja, kuten sopimuksia, vakuutuskirjoja, pöytäkirjoja ja budjetteja.

Yhtiön kirjanpitoa ja tilinpäätöstä ei voida laatia hyvän kirjanpitotavan mukaisesti, jos kirjanpitäjän käytettävissä ei ole myös yhtiön hallintoon liittyvä aineisto. Aineellisesti tarkasteltuna nämä hallinnon asiakirjat ovat merkityksellisimpiä hallituksen vastuun kannalta tilinpäätöksen oikeellisuuteen liittyen.

Mitä se kirjanpitäjä sitten oikein kyselee? Seuraavassa esiteltynä muutama tyypillinen tilanne, joissa kirjanpidon toteuttaminen vaatii johdon aktiivista myötävaikuttamista.

Kehittämismenojen aktivointi taseeseen: tilinpäätöstä laadittaessa tulee määrittää kehittämismenojen poistoaika sekä varmistua aktivoinnin arvostamisesta ja tulontuottokyvystä (tai kyvystä vähentää yrityksen menoja). Tätä arviointia varten on johdon laadittava tuottoarvolaskelma, jossa arvioidaan kehittämismenojen tulontuottokykyä ja sitä ylittävätkö saatavat rahavirrat investoinnin hankintamenon taseella. Tämä arviointi tulisi tehdä jo hankkeeseen ryhdyttäessä ja tarkentaa vuosittain sekä toimittaa tilinpäätösaineiston mukana kirjanpitoon.

Osingonjako: yhtiön voitonjako kirjataan kirjanpitoon sille päivälle, kun osinko tai muu voitto-osuus on nostettavissa yhtiökokouksen päätöksen perusteella. Mikäli osinkoa ei makseta ulos yhtiöstä, kirjataan määrä voitonjakovelaksi ja henkilöosakkaiden osalta tilitetään ennakonpidätys Verohallinnolle. Kirjauksen todentava tosite on yhtiökokouksen pöytäkirja tai sen ote.

Pääomalaina: pääomalainasta on sovittava aina kirjallisesti. Sopimukseen kirjattujen lainaehtojen mukaisesti määritellään, missä lainan pääoma esitetään taseella; omassa vai vieraassa pääomassa. Lisäksi pääasiallisista lainaehdoista on annettava tilinpäätökseen liitetieto. Ilman lainasopimuksen toimittamista kirjanpitäjälle, tilinpäätöksen liitetiedot jäävät olennaisesti puutteelliseksi ja lainan pääomakin saatetaan käsitellä muuna velkana kuin pääomalainana.

Vastuut ja vakuudet: tilinpäätöksen eniten päänsärkyä aiheuttava liitetieto. Kaikki yhtiön sopimat sopimukset voivat aiheuttaa yhtiölle sellaisia vastuita, jotka tulee esittää tilinpäätöksen liitetietona. Tyypillisiä näistä ovat vuokravastuut, leasingvastuut ja jäännösarvovastuut. Sopimuksien monimutkaistuessa yhtiön johdon tulee analysoida, millaisia vastuita sopimuksen perusteella syntyy ja varmistaa kirjanpitäjän kanssa käytävässä keskustelussa, ovatko sopimusehdot sellaisia, että näiden perusteella tulee esittää tilinpäätöksen liitetieto taseen ulkopuolisesta vastuusta.

Kirjanpitolaki edellyttää liitetietotositteiden laatimista. Juuri liitetietotositteen taustana ovat esimerkiksi vuokrasopimukset, joiden tiedoista kerätään tiedot tulevista vuokravastuista. Liitetietotosite on osa tilinpäätösdokumentaatiota ja hallitus vastaa tilinpäätöksen allekirjoittaessaan myös tämän tositeaineiston olemassaolosta ja asianmukaisuudesta. Pelkän tilinpäätösasiakirjan allekirjoittaminen ei riitä, vaan hallituksen tulee varmistaa, että kaikki muutkin tilinpäätökseen liittyvät aineistot on laadittu asianmukaisesti.